What will you be doing?

• Provide ongoing support for the department's own tasks and functions.
• Organization and logistics (departmental, with clients, and EMA)
• Prepare and present relevant information to management in a clear and timely manner.
• Participation in departmental projects.
• Monitoring office attendance
• Internal and client document management (reviewing formats, inserting signatures, reviewing CGC, ...)
• Control documentation for management signature.
• Manage and transmit relevant information to the appropriate departments.
• Coordinate incoming and outgoing telephone communications.
• Attend to scheduled visits and organize meetings.
• Incident Management (IT, general, SAP, etc.)
• Manage, control, and justify expenses via SAP.
• Coordinate travel arrangements, transfers, hotel bookings, and management of registrations and enrollments.

What do you need to know?

• Professional experience of at least one year in similar roles.
• Education: Vocational training in Secretarial/Executive Assistance or Administration
• Languages: Advanced level of English.
• Excellent communication skills (oral and written).
• Excellent Office skills (Word, Excel, PowerPoint).

¿Qué podrás hacer?

• Ofrecer apoyo continuo en las tareas y funciones propias del departamento.
• Organización y logistica (de departamento, con cliente y EMA)
• Preparar y presentar información relevante para la dirección de manera clara y oportuna.
• Participación en proyectos del departamento.
• Seguimiento asistencia a oficina
• Gestión documental interna y para clientes (revision fomatos, inserción firma, revisión CGC, ...)
• Controlar la documentación para la firma de la dirección.
• Gestionar y trasmitir información relevante a los departamentos oportunos.
• Coordinar las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes.
• Atender las visitas programadas y organizar reuniones.
• Gestión de Incidencias (informáticas, generales, SAP, etc)
• Gestionar, controlar y justificar los gastos mediante SAP.
• Coordinar la realización de viajes, traslados, reserva de hoteles, gestión de matrículas e inscripciones.

¿Qué necesitas saber?

• Experiencia profesional de al menos un año en labores similares.
• Formación: Formación profesional de Secretariado/Asistencia a la dirección o Administrativo/a
• Idiomas: Nivel avanzado de inglés.
• Excelente comunicación (oral y escrita).
• Excelentes habilidades de Office (Word, Excel, PowerPoint).